Firma digitale e analogica del verbale di mediazione di Chiara Bevilacqua

Il presente documento si pone l’obiettivo di chiarire alcuni aspetti generali dei formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf) e la loro validità in caso di successiva apposizione della firma in formato analogico.

• La disciplina delle ODR (Online Dispute Resolution) nel nostro ordinamento si è sviluppata attraverso alcuni interventi comunitari e nazionali che, pur incoraggiando l’istituto, non lo hanno regolamentato in modo organico. Di seguito i principali interventi normativi:
  la Direttiva 2008/52 CE, (considerando 9): «La presente direttiva non dovrebbe minimamente impedire l’utilizzazione di tecnologie moderne di comunicazione nei procedimenti di mediazione»;
• la l. 18 giugno 2009, n. 69, (art. 60, comma 3, lett. i), conferiva al Governo la delega di «prevedere che gli organismi di con-ciliazione iscritti nel Registro possano svolgere il servizio di me-diazione anche attraverso procedure telematiche»;
• il d.lgs. 4 marzo 2010, n. 28, (art. 3, comma 4): «La mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo» e (art. 16, comma 3): «L’organismo, unitamente alla domanda di iscrizione nel registro, deposita presso il Ministero della giustizia il proprio regolamento di procedura e il codice etico, comunicando ogni successiva variazione. Nel regolamento devono essere previste, fermo quanto stabilito dal presente decreto, le procedure telematiche eventualmente utilizzate dall’organismo, in modo da garantire la sicurezza delle comunicazioni e il rispetto della riservatezza dei dati»;
• il d.m. 18/10/2010 n. 180 (art. 7, comma 4): «Il regolamento non può prevedere che l’accesso alla mediazione si svolge esclu-sivamente attraverso modalità telematiche».

In questo scarno contesto normativo, la mediazione online si è affacciata nel panorama italiano, anche a seguito delle necessità che sono derivate dal perdurare dell’emergenza sanitaria correlata alla pandemia «COVID-19», come infra meglio specificato, realizzando incontri nella «stanza virtuale» fra parti, avvocati e mediatore collegati a distanza, ovvero, fra una parte e il suo avvocato collegati anche entrambe da remoto e l’altra presente, con il proprio avvocato e il mediatore, presso l’organismo di mediazione.

L’assenza di una disciplina organica sulla formazione del verbale (negativo o di conciliazione), ha costretto gli operatori e gli interpreti a ricorrere alle previsioni sul documento informatico contenute nel Codice dell’amministrazione digitale (C.A.D.) di cui al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e ad altre fonti, non espressamente rivolte al peculiare mondo della mediazione digitale.

In questo quadro si è inserito il comma 20-bis dell’art. 83, del d.l. 17 marzo 2020, n. 18, che ha prevevisto la facoltà effettuare la mediazione in videoconferenza nella fase emergenziale della crisi pandemica. Il comma 20-bis, in esame, prevede altresì che «Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza».
Il comma 20-bis, infine, dispone che «Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28».

Di seguito il riepilogo dei passaggi fondamentali sulla sottoscrizione del verbale:

• L’organismo di mediazione e/o il mediatore, redatto il verbale, lo condividerà insieme all’eventuale accordo, con avvocati e parti, trasmettendolo in formato .pdf a mezzo posta elettronica o pec, oppure tramite caricamento nella piattaforma di videoconferenza.
• Gli avvocati potranno apporre le firme digitali su verbale e/o accordo con modalità CAdES o PAdES con le quali, una volta sottoscritti i documenti dai loro assistiti, dichiareranno autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto.
• La sottoscrizione della parte può essere apposta in forma autografa, anche da remoto, oppure nella forma della firma elettronica avanzata o qualificata, anche mediante il sistema SPID.
• Il verbale e/o l’accordo sottoscritto da tutte le parti e dagli avvocati, verrà condiviso con l’organismo di mediazione e/o il mediatore, con le stesse modalità di cui sopra.
• Il mediatore può provvedere alla sottoscrizione del verbale apponendovi la propria firma digitale con modalità CAdES o PAdES.
• Il mediatore può sottoscrivere con firma digitale il verbale e/o accordo formato in unica copia informatica già sottoscritta dalle parti e dagli avvocati, anche derivante dall’unione di diverse copie di identico contenuto sottoscritte da ciascuna parte e dal proprio avvocato. Il documento così sottoscritto costituisce un originale informatico che può essere esibito e/o prodotto anche all’ufficiale giudiziario ai fini dell’esecuzione.
• Il verbale contenente tutte le firme delle parti e degli avvocati e per ultima quella apposta dal mediatore, costituirà l’originale che verrà inviato via posta elettronica o pec o a mezzo piattaforme gestionali a tutti gli avvocati.
• L’organismo di mediazione conserverà il verbale e l’eventuale accordo sottoscritto dalle parti e dai loro avvocati.
• In caso di richiesta delle parti, l’organismo di mediazione potrà rilasciare copia cartacea di verbale e accordo con dichiarazione di conformità all’originale.

In merito alla firma del mediatore, preme sottolineare che la facoltà di apporre la sottoscrizione in formato digitale, riconosciuta dalle disposizioni del decreto emergenziale, non è di ostacolo all’alternativa firma analogica, che continua ad essere assoggettata alla disciplina prevista dagli articoli 2702 e ss. del codice civile.
Segnatamente, se è vero che la firma digitale equivale alla firma autografa apposta su un documento cartaceo e, quindi, la sua funzione è garantire autenticità, integrità e validità di un atto, tuttavia ciò non toglie la validità persistente della firma autografa. Tale assunto è conforme al D.P.R. n. 445/2000 e 65, comma 1, lett. c) D. Lgs. n. 82/2005 (C.A.D.) che consente l’inoltro per via telematica alle p.a. delle dichiarazioni se, in alternativa alla firma digitale, sono «… sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento di identità».

Avv. Chiara Bevilacqua